Jak zorganizovat dokonalou LED taneční akci

Ahoj, fanoušci Tronu,

v tomto blogu vám popíšeme, jak můžete krok za krokem připravit dokonalou LED taneční show od úplného začátku. Tak pojďme na to. Předpokládejme, že už máte připravené prezentační materiály, fotografie, technický rider a videa.

Když už váš klient přijal vaše obchodní podmínky, musíte vypracovat platnou smlouvu se všemi údaji, jako je název akce, datum, místo a údaje o společnosti, a ujistit se, že se vám vrátí s podpisem vašeho klienta – ze své strany ji podepište a pošlete mu ji zpět. Opravdu si ověřte, že se to stane, protože podle našich zkušeností, když vám klient po akci nezaplatí, bude to nejdůležitější dokument, který můžete mít. Ujistěte se také, že jste se s klientem dohodli, jak se bude platit za stravu a ubytování. Někteří klienti chtějí stanovit pevnou výši diet nebo chtějí, abyste jim účty jednoduše poslali po akci.

Přehrát video: Showreel Tron Event Agency

V této fázi už víte, zda potřebujete zajistit nějaké doplňkové služby, například tvorbu LED obsahu, lasery a LED objekty. Ujistěte se, že na to máte dostatek času a že váš klient bude s vaším finálním produktem spokojený.

Opravdu záleží na vašich osobních preferencích, zda chcete poslat zálohovou fakturu, nebo všechno vyfakturovat až po akci. My osobně vždy chceme alespoň 50 %, pokud pracujeme s klienty, se kterými jsme dříve nespolupracovali. Pokud s někým spolupracujeme opakovaně, nevyžadujeme to. Pokud děláme opravdu specifické a velké akce na míru (dokážeme zajistit až 100 LED kostýmů, připravit laserovou show nebo videa na LED obrazovky) mimo Evropskou unii, vyžadujeme platbu 100 % předem, protože je velmi těžké soudit se se společností, která nesídlí v EU.

Když je smlouva hotová a peníze už máte na účtu, koupíte letenky pro svůj tým, případně vám je zajistí klient. Nikdy, ale opravdu nikdy nekupujte letenky dřív, než vám klient pošle peníze! Pokud jedete autem, je to velmi jednoduché a předem není potřeba nic zařizovat.

Když se datum vaší akce blíží, musíte všechno zabalit podle svého kontrolního seznamu a opravdu si dvakrát, ba i třikrát zkontrolovat, zda jste na nic nezapomněli. V eventovém odvětví není nic horšího, než když nemůžete odehrát svou show (měli jsme velké štěstí, že se nám to nikdy nestalo, protože jsme vždy našli nějaké řešení, jak akci zvládnout, ale už jsme řešili věci jako chybějící baterie, batoh či něco jiného).

Když přijedete do cílové destinace, bude vás čekat řidič, nebo si se svým týmem jednoduše vezmete taxi a dorazíte na akci. Pokud je hodně času, možná pojedete nejdřív na ubytování a až potom na akci. Budete mít zkoušku (u LED show mějte zkoušku vždy), zkontrolujete, zda je všechno v pořádku, a už jen počkáte na svou show.

Když je vaše show za vámi a všichni byli nadšení, můžete zabalit všechny kostýmy, najít klienta, ujistit se, že byl se vším spokojený, rozloučit se a přesunout se zpět do hotelu.

Doma už jen musíte vybalit kostýmy a otestovat je, aby všechno správně fungovalo i na dalším vystoupení. E-mailem se klienta ještě jednou zeptejte, zda bylo všechno v pořádku, a pošlete mu konečnou fakturu.

Teď jste připraveni všechno zopakovat a dělat další show. Pokud máte jakékoli otázky o tom, jak zorganizovat akci, nebo si chcete objednat naši show, neváhejte nás kontaktovat.