Comment réaliser un événement de danse LED parfait

Bonjour les fans de Tron,

Dans ce blog, nous allons décrire comment vous pouvez réaliser un spectacle de danse LED parfait étape par étape, depuis le début. Alors, c’est parti. Supposons que vous ayez déjà préparé vos supports de présentation, vos photos, votre fiche technique et vos vidéos.

Une fois que votre client a accepté vos conditions générales, vous devez rédiger un contrat valable contenant toutes les informations telles que le nom de l’événement, la date, le lieu et les coordonnées de la société, et vous assurer qu’il vous revient signé par votre client – signez-le de votre côté et renvoyez-le-lui. Veillez vraiment à ce que cela se fasse, car d’après notre expérience, si le client ne vous paie pas après l’événement, ce sera le document le plus important à avoir. Assurez-vous également d’avoir discuté avec votre client de la manière dont les repas et l’hébergement seront payés. Parfois, les clients veulent fixer un montant forfaitaire d’indemnités journalières ou souhaitent que vous leur envoyiez les factures après l’événement.

Lire la vidéo: Showreel Tron Event Agency

À ce stade, vous savez si vous devez fournir des services supplémentaires tels que la création de contenu LED, des lasers et des objets LED. Assurez-vous d’avoir suffisamment de temps pour le faire et que votre client sera satisfait de votre produit final.

Cela dépend vraiment de vos préférences personnelles : envoyer une facture d’acompte ou tout facturer après l’événement. Personnellement, nous voulons toujours au moins 50 % lorsque nous travaillons avec des clients sans collaboration préalable. Si nous travaillons plusieurs fois avec quelqu’un, ce n’est pas exigé. Lorsque nous réalisons des événements vraiment sur mesure et de grande envergure (nous pouvons fournir jusqu’à 100 costumes LED, réaliser un spectacle laser ou des vidéos pour écran LED) en dehors de l’Union européenne, nous exigeons un paiement de 100 % à l’avance, car il est très difficile d’engager une procédure judiciaire contre une société qui n’est pas dans l’UE.

Lorsque votre contrat est conclu et que vous avez déjà reçu l’argent, vous achèterez les billets d’avion pour votre équipe, ou bien votre client les fournira. N’achetez jamais, au grand jamais, de billets d’avion avant que le client ne vous ait envoyé l’argent ! Si vous voyagez en voiture, c’est super simple et rien ne doit être organisé à l’avance.

Lorsque la date de votre événement approche, vous devez tout emballer en suivant votre liste de contrôle et vraiment vérifier deux, voire trois fois que vous n’avez rien oublié. Il n’y a rien de pire dans l’événementiel que de ne pas pouvoir présenter son spectacle (nous avons eu la chance que cela ne nous soit jamais arrivé, car nous avons toujours trouvé une solution pour réaliser l’événement, mais nous avons déjà dû faire face à des problèmes comme des batteries manquantes, un sac à dos ou autre chose).

Lorsque vous arrivez à destination, un chauffeur vous attendra, ou vous prendrez simplement un taxi avec votre équipe pour vous rendre à l’événement. Si vous avez beaucoup de temps, vous irez peut-être d’abord à l’hébergement, puis à l’événement. Vous aurez une répétition (faites toujours une répétition lorsque vous faites un spectacle LED), vous vérifierez que tout va bien et vous attendrez simplement votre show.

Lorsque votre show est terminé et que tout le monde l’a tout simplement adoré, vous pouvez remballer tous vos costumes, trouver votre client, vous assurer qu’il ou elle a été satisfait(e) de tout, lui dire au revoir et rentrer à l’hôtel.

À la maison, il vous suffit de déballer vos costumes et de les tester, afin que tout fonctionne correctement pour la prochaine prestation. Demandez à nouveau à votre client par e-mail si tout s’est bien passé et envoyez-lui la facture finale.

Vous êtes maintenant prêt à recommencer et à faire d’autres shows. Si vous avez des questions sur la manière d’organiser l’événement ou si vous souhaitez réserver notre show, n’hésitez pas à nous contacter.