Ako zorganizovať dokonalé LED tanečné podujatie

Ahojte, fanúšikovia Tronu,

v tomto blogu vám opíšeme, ako môžete krok za krokom pripraviť dokonalú LED tanečnú show od úplného začiatku. Tak poďme na to. Predpokladajme, že už máte pripravené prezentačné materiály, fotografie, technický rider a videá.

Keď už váš klient prijal vaše obchodné podmienky, musíte vypracovať platnú zmluvu so všetkými údajmi, ako je názov podujatia, dátum, miesto a údaje o spoločnosti, a uistiť sa, že sa vám vráti s podpisom vášho klienta – zo svojej strany ju podpíšte a pošlite mu ju späť. Naozaj si overte, že sa to stane, pretože podľa našich skúseností, keď vám klient po podujatí nezaplatí, bude to najdôležitejší dokument, ktorý môžete mať. Uistite sa tiež, že ste sa s klientom dohodli, ako sa bude platiť za stravu a ubytovanie. Niektorí klienti chcú stanoviť pevnú sumu diét alebo chcú, aby ste im účty jednoducho poslali po podujatí.

Prehrať video: Showreel Tron Event Agency

V tejto fáze už viete, či potrebujete zabezpečiť nejaké doplnkové služby, napríklad tvorbu LED obsahu, lasery a LED objekty. Uistite sa, že na to máte dostatok času a že váš klient bude s vaším finálnym produktom spokojný.

Naozaj záleží na vašich osobných preferenciách, či chcete poslať zálohovú faktúru, alebo všetko vyfakturovať až po podujatí. My osobne vždy chceme aspoň 50 %, ak pracujeme s klientmi, s ktorými sme predtým nespolupracovali. Ak s niekým spolupracujeme opakovane, nevyžadujeme to. Ak robíme naozaj špecifické a veľké podujatia na mieru (dokážeme zabezpečiť až 100 LED kostýmov, pripraviť laserovú show alebo videá na LED obrazovky) mimo Európskej únie, vyžadujeme platbu 100 % vopred, pretože je veľmi ťažké súdiť sa so spoločnosťou, ktorá nesídli v EÚ.

Keď je zmluva hotová a peniaze už máte na účte, kúpite letenky pre svoj tím, prípadne vám ich zabezpečí klient. Nikdy, ale nikdy nekupujte letenky skôr, ako vám klient pošle peniaze! Ak idete autom, je to veľmi jednoduché a vopred netreba nič zariaďovať.

Keď sa dátum vášho podujatia blíži, musíte všetko zbaliť podľa svojho kontrolného zoznamu a naozaj si dvakrát, ba až trikrát skontrolovať, či ste na nič nezabudli. V eventovom odvetví nie je nič horšie, ako keď nemôžete odohrať svoju show (mali sme veľké šťastie, že sa nám to nikdy nestalo, pretože sme vždy našli nejaké riešenie, ako podujatie zvládnuť, ale už sme riešili veci ako chýbajúce batérie, batoh či niečo iné).

Keď prídete do cieľovej destinácie, bude vás čakať vodič, alebo si so svojím tímom jednoducho vezmete taxík a prídete na podujatie. Ak je veľa času, možno pôjdete najprv na ubytovanie a až potom na podujatie. Budete mať skúšku (pri LED show majte skúšku vždy), skontrolujete, či je všetko v poriadku, a už len počkáte na svoju show.

Keď je vaša show za vami a všetci boli nadšení, môžete zbaliť všetky kostýmy, nájsť klienta, uistiť sa, že bol so všetkým spokojný, rozlúčiť sa a presunúť sa späť do hotela.

Doma už len musíte vybaliť kostýmy a otestovať ich, aby všetko správne fungovalo aj na ďalšom vystúpení. E-mailom sa klienta ešte raz opýtajte, či bolo všetko v poriadku, a pošlite mu konečnú faktúru.

Teraz ste pripravení všetko zopakovať a robiť ďalšie show. Ak máte akékoľvek otázky o tom, ako zorganizovať podujatie, alebo si chcete objednať našu show, neváhajte nás kontaktovať.