Jak zorganizować idealny event z tańcem LED

Witajcie, fani Tron,

W tym wpisie opiszemy, jak krok po kroku, od samego początku, zorganizować idealne taneczne show LED. Zaczynajmy więc. Zakładamy, że masz już przygotowane materiały prezentacyjne, zdjęcia, rider techniczny i filmy.

Gdy Twój klient zaakceptuje Twoje warunki, musisz sporządzić ważną umowę ze wszystkimi informacjami, takimi jak nazwa eventu, data, miejsce i dane firmy, oraz dopilnować, żeby wróciła podpisana przez klienta – podpisz ją ze swojej strony i odeślij klientowi. Naprawdę dopilnuj, żeby tak się stało, ponieważ z naszego doświadczenia, gdy klient nie zapłaci Ci po evencie, będzie to najważniejszy dokument, jaki można mieć. Ustal też z klientem, w jaki sposób zostaną opłacone wyżywienie i zakwaterowanie. Czasem klienci chcą ustalić stałą dietę dzienną albo chcą, żeby rachunki zostały przesłane po evencie.

Odtwórz wideo: Showreel Tron Event Agency

W tym momencie wiesz, czy musisz zapewnić jakieś dodatkowe usługi, takie jak tworzenie contentu LED, lasery i obiekty LED. Upewnij się, że masz na to dość czasu, a klient będzie zadowolony z finalnego produktu.

To naprawdę zależy od Twoich preferencji, czy chcesz wystawić fakturę zaliczkową, czy rozliczyć wszystko po evencie. Osobiście zawsze chcemy co najmniej 50 %, jeśli pracujemy z klientami bez wcześniejszej współpracy. Jeśli pracujemy z kimś wielokrotnie, nie jest to wymagane. Przy naprawdę niestandardowych i dużych eventach (możemy zapewnić do 100 kostiumów LED, zrobić show laserowe lub filmy na ekran LED) poza Unią Europejską wymagamy 100 % płatności z góry, ponieważ bardzo trudno jest dochodzić roszczeń na drodze sądowej wobec firmy spoza UE.

Gdy umowa jest gotowa i pieniądze już wpłynęły, kupujesz bilety lotnicze dla swojego zespołu albo zapewni je Twój klient. Nigdy nie kupuj biletów lotniczych, zanim klient prześle Ci pieniądze! Jeśli jedziesz samochodem, jest super łatwo i nic nie trzeba wcześniej załatwiać.

Gdy data eventu już się zbliża, musisz spakować wszystko zgodnie ze swoją listą kontrolną i naprawdę dwa, a nawet trzy razy sprawdzić, czy o niczym nie zapomniano. W branży eventowej nie ma nic gorszego niż brak możliwości wystąpienia z show (mieliśmy tyle szczęścia, że nigdy nam się to nie przytrafiło, bo zawsze znajdowaliśmy jakieś rozwiązanie, jak zrealizować event, ale zdarzało nam się już mierzyć z takimi rzeczami jak brakujące baterie, plecak czy coś innego).

Gdy dotrzesz do miejsca docelowego, będzie na Ciebie czekał kierowca albo po prostu weźmiesz z zespołem taksówkę i dojedziesz na event. Jeśli będzie dużo czasu, być może najpierw pojedziesz do miejsca zakwaterowania, a dopiero potem na event. Odbędzie się próba (zawsze rób próbę, gdy realizujesz show LED), sprawdzisz, czy wszystko jest w porządku, i po prostu poczekasz na swoje show.

Gdy show się skończy i wszystkim bardzo się spodoba, możesz spakować wszystkie kostiumy, odnaleźć klienta, upewnić się, że był ze wszystkiego zadowolony, pożegnać się i wrócić do hotelu.

W domu wystarczy rozpakować kostiumy i je przetestować, aby wszystko działało prawidłowo przy kolejnym występie. Zapytaj klienta jeszcze raz e-mailem, czy wszystko było w porządku, i wyślij mu fakturę końcową.

Teraz możesz to powtórzyć i zrealizować więcej show. Jeśli masz jakiekolwiek pytania na temat tego, jak zorganizować event, albo chcesz zarezerwować nasze show, nie wahaj się z nami skontaktować.