So gelingt das perfekte LED-Tanzevent

Hallo, Tron-Fans,

in diesem Blog beschreiben wir, wie Sie Schritt für Schritt eine perfekte LED-Tanzshow auf die Beine stellen können – von Anfang an. Also, legen wir los. Nehmen wir an, Sie haben Ihre Präsentationsunterlagen, Fotos, Ihren technischen Rider und Ihre Videos bereits vorbereitet.

Sobald Ihr Kunde Ihre Geschäftsbedingungen akzeptiert hat, müssen Sie einen gültigen Vertrag aufsetzen mit allen Angaben wie Name des Events, Datum, Ort und Firmendaten, und sicherstellen, dass er mit der Unterschrift Ihres Kunden zu Ihnen zurückkommt – unterschreiben Sie ihn von Ihrer Seite und schicken Sie ihn ihm zurück. Achten Sie wirklich darauf, dass das passiert, denn nach unserer Erfahrung ist das, wenn der Kunde Sie nach dem Event nicht bezahlt, das wichtigste Dokument, das Sie haben können. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie mit Ihrem Kunden besprochen haben, wie Verpflegung und Unterkunft bezahlt werden. Manche Kunden möchten einen festen Tagessatz vereinbaren oder wollen, dass Sie ihnen die Rechnungen nach dem Event schicken.

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An diesem Punkt wissen Sie, ob Sie zusätzliche Leistungen erbringen müssen, etwa LED-Content erstellen, Laser und LED-Objekte. Sorgen Sie dafür, dass Sie genug Zeit dafür haben und Ihr Kunde mit Ihrem Endprodukt zufrieden sein wird.

Es hängt wirklich von Ihren persönlichen Vorlieben ab, ob Sie eine Vorschussrechnung schicken oder alles nach dem Event abrechnen möchten. Wir persönlich wollen immer mindestens 50 %, wenn wir mit Kunden ohne vorherige Zusammenarbeit arbeiten. Wenn wir mehrfach mit jemandem zusammenarbeiten, wird das nicht verlangt. Wenn wir wirklich individuelle und große Events (wir können bis zu 100 LED-Kostüme stellen, eine Lasershow oder Videos für LED-Wände machen) außerhalb der Europäischen Union durchführen, verlangen wir 100 % Vorauszahlung, weil es sehr schwierig ist, gegen ein Unternehmen zu prozessieren, das nicht in der EU ist.

Wenn Ihr Vertrag abgeschlossen ist und Sie das Geld bereits erhalten haben, kaufen Sie die Flugtickets für Ihr Team, oder Ihr Kunde stellt sie zur Verfügung. Kaufen Sie niemals, wirklich niemals Flugtickets, bevor der Kunde Ihnen Geld schickt! Wenn Sie mit dem Auto fahren, ist es supereinfach, und vorher muss nichts organisiert werden.

Wenn der Termin Ihres Events näher rückt, müssen Sie alles nach Ihrer Checkliste packen und wirklich doppelt oder sogar dreifach prüfen, dass Sie nichts vergessen haben. Es gibt in der Eventbranche nichts Schlimmeres, als die eigene Show nicht aufführen zu können (wir hatten so viel Glück, dass uns das nie passiert ist, weil wir immer eine Lösung gefunden haben, wie wir ein Event durchziehen, aber wir hatten schon mit Dingen wie fehlenden Akkus, einem Rucksack oder etwas anderem zu tun).

Wenn Sie an Ihrem Zielort ankommen, wartet dort ein Fahrer auf Sie, oder Sie nehmen einfach mit Ihrem Team ein Taxi und fahren zum Event. Wenn viel Zeit ist, fahren Sie vielleicht zuerst zur Unterkunft und dann zum Event. Sie haben eine Probe (machen Sie bei einer LED-Show immer eine Probe), prüfen, ob alles in Ordnung ist, und warten einfach auf Ihre Show.

Wenn Ihre Show vorbei ist und alle sie einfach geliebt haben, können Sie alle Ihre Kostüme packen, Ihren Kunden suchen, sich vergewissern, dass er/sie mit allem zufrieden war, sich verabschieden und zurück ins Hotel fahren.

Zu Hause müssen Sie Ihre Kostüme nur noch auspacken und testen, damit beim nächsten Auftritt alles einwandfrei funktioniert. Fragen Sie Ihren Kunden per E-Mail noch einmal, ob alles in Ordnung war, und schicken Sie ihm die Schlussrechnung.

Jetzt sind Sie bereit, das Ganze zu wiederholen und weitere Shows zu machen. Wenn Sie Fragen dazu haben, wie man ein Event organisiert, oder unsere Show buchen möchten, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.